Číslovanie faktúr a variabilný symbol
Číslo faktúry vyzerá ako drobnosť, ale používa sa na viacerých miestach: v tvojom účtovníctve, u zákazníka, v kontrolnom výkaze DPH (ak si platiteľ) a v banke ako variabilný symbol. Keď je číslovanie od začiatku jednoduché a jednoznačné, platby sa párujú samé a pri kontrole niet čo vysvetľovať.
Postup krok za krokom
Zvoľ formát čísla
Najjednoduchší je rok a poradie, napríklad 20260001. Ak chceš písmená alebo pomlčky, pokojne: FA-2026-001. Dôležité je, aby sa číslo nikdy neopakovalo.
Nastav ho v GetFini
Otvor Nastavenia → Fakturácia → Formát číslovania faktúr. {YYYY} je rok, {nnnn} poradové číslo na 4 miesta. Appka hneď ukáže, ako bude vyzerať prvé číslo.
Skontroluj variabilný symbol
Variabilný symbol sú číslice z čísla faktúry: FA-2026-001 dá 2026001. Musí mať najviac 10 číslic a v GetFini nesmie začínať 7, 8 ani 9.
Fakturuj v poradí
Čísla prideľuj za sebou a nevynechávaj. Vystavenú faktúru nemaž — chybu oprav opravnou faktúrou s vlastným číslom.
Na začiatku roka nič nemeň
Ak je v čísle rok pred poradovým číslom (20260001, FA-2026-001), appka začne v januári poradie znova od 1 sama. Keď je rok až za poradovým číslom (0001/2026), poradie v januári pokračuje. Formát počas roka radšej nemeň, aby sa čísla nezačali opakovať.
Čo hovorí zákon
Zákon o DPH uvádza medzi náležitosťami faktúry „poradové číslo faktúry“. Od 1. 1. 2027 to bude „poradové číslo faktúry založené na jednej alebo viacerých sériách, ktoré jednoznačne identifikuje faktúru“. Formát (písmená, pomlčky, dĺžku) zákon nepredpisuje.
Chyba na vystavenej faktúre sa nerieši zmazaním, ale opravnou faktúrou (dobropis, storno). Podľa Finančnej správy je to faktúra, na ktorej je číslo pôvodnej faktúry a údaje, ktoré sa menia — prakticky teda dostane aj vlastné číslo.
Príklady formátov
Ako vyzerá číslo a variabilný symbol pri bežných formátoch v GetFini:
- {YYYY}{nnnn} → 20260001, VS 20260001 (predvolený formát)
- FA-{YYYY}-{nnn} → FA-2026-001, VS 2026001
- {YY}{nnnn} → 260001, VS 260001
- {YYYY}{nnn} pri viac ako 999 faktúrach za rok nestačí — použi {nnnn}
Variabilný symbol
Variabilný symbol (VS) je číslo, podľa ktorého sa platba spáruje s faktúrou. Môže mať najviac 10 číslic a obsahuje len číslice. Najjednoduchšie je, keď je VS rovnaký ako číslo faktúry — bez písmen a pomlčiek.
GetFini odvodí VS z čísla faktúry sám, takže ho nikdy nepíšeš ručne. Zálohová faktúra, dobropis a ťarchopis majú predčíslie 7, 8 a 9 a vlastné číslo. Preto appka nedovolí formát, pri ktorom by VS bežnej faktúry začínal na tieto číslice alebo mal viac ako 10 číslic.
Pri QR kóde na faktúre je VS už v ňom — zákazník ho nemusí prepisovať a nepomýli sa.
Živnostník a s.r.o.
Pravidlá číslovania sú pre živnostníka aj s.r.o. rovnaké. Ak máš živnosť aj s.r.o., každá firma má vlastný rad čísel — sú to dvaja rôzni dodávatelia. V GetFini má každá firma vlastné nastavenia fakturácie, rady sa preto nepomiešajú.
Kde presne čo nastaviť, ukazuje návod Nastavenia — web, doména a fakturácia. Nájdeš ho po prihlásení v kancelárii, v časti Pomoc a návody.
Časté otázky
Musia čísla faktúr ísť presne za sebou?
Zákon o DPH požaduje poradové číslo a od 1. 1. 2027 číslo, ktoré „jednoznačne identifikuje faktúru“. Výslovne nehovorí, že v rade nesmie byť medzera. Súvislý rad bez medzier je však najistejší — pri kontrole nevzbudí otázky, kde je chýbajúca faktúra.
Môžem mať zvláštny rad pre dobropisy a zálohy?
Áno. Od roku 2027 zákon výslovne hovorí o čísle „založenom na jednej alebo viacerých sériách“. Samostatný rad pre opravné faktúry je teda v poriadku, ak je každé číslo jednoznačné.
Prečo variabilný symbol nesmie začínať 7, 8 alebo 9?
To je pravidlo GetFini, nie zákona. Appka dáva zálohovým faktúram predčíslie 7, dobropisom 8 a ťarchopisom 9. Keby sa takou číslicou začínal aj VS bežnej faktúry, platba by sa mohla priradiť k zlému dokladu.
Prešiel som z iného programu. Ako pokračovať v číslovaní?
Pokračuj tam, kde si v starom programe skončil, alebo začni nový rad, ktorý sa so starým nemôže pomýliť (napríklad iný začiatok čísla). Hlavné je, aby žiadne číslo nebolo na dvoch rôznych faktúrach.
Čo je konštantný a špecifický symbol?
Sú to ďalšie, nepovinné údaje platby. Pre bežnú faktúru stačí variabilný symbol — podľa neho si ty aj zákazníkova účtovníčka spárujete platbu s faktúrou.